A adoção de um novo software de gestão pode parecer um desafio, especialmente num sector em que cada minuto conta e o serviço aos passageiros não pode ser interrompido. No entanto, uma implementação bem planeada do sistema pode decorrer sem problemas, sem afetar a experiência do passageiro, garantindo a continuidade do serviço e melhorias visíveis desde o primeiro contacto.
Com o apoio certo, a mudança tecnológica torna-se uma oportunidade: a tua equipa trabalha de forma mais eficiente e os passageiros vêem os benefícios, desde um serviço mais rápido a itinerários mais bem apresentados e confirmações sem atrasos.
Implementação do sistema: uma transição interna e estratégica
O sucesso de qualquer implementação de sistema no turismo depende de um planeamento prévio. Antes de o novo software chegar ao passageiro, começa o trabalho dentro da agência: configuração, formação e testes.
A Toursys acompanha cada empresa com uma metodologia progressiva que garante a continuidade operacional e resultados visíveis desde o primeiro dia. Enquanto a tecnologia está a ser integrada internamente, a agência continua a gerir as reservas e as vendas normalmente. Assim, a mudança ocorre de forma ordenada e sem qualquer impacto sobre os serviços recebidos pelo viajante.
Fase 1: preparação interna e formação de equipas
Cada implementação de sistema começa com uma fase de configuração interna. Nesta fase, parametrizam-se as regras de negócio – métodos de pagamento, políticas tarifárias, descontos, categorias de serviços – e importam-se as bases de dados de clientes, fornecedores e produtos.
Durante esta fase, a equipa de apoio da Toursys trabalha em conjunto com a agência para que o sistema reflicta a sua estrutura operacional real. Paralelamente, são realizadas acções de formação e apoio personalizado para que cada área aprenda a utilizar a ferramenta ao seu ritmo.
O resultado é uma equipa mais confiante e motivada que compreende o valor da mudança e pode comunicá-lo ao cliente sem alterar a experiência do cliente.
Fase 2: testes reais e ajustes operacionais
Uma vez criado o ambiente, a equipa começa a utilizar o novo sistema de gestão do turismo com casos de utilização reais. As cotações, as reservas e as operações são testadas em paralelo com a gestão habitual, garantindo que todos os processos funcionam corretamente antes do lançamento completo.
Durante estes testes, os pormenores são afinados, os modelos de itinerário são personalizados, são criados lembretes automáticos e são ligados módulos financeiros ou de CRM. Esta fase permite testar o sistema em condições reais e optimizá-lo antes de o tornar visível para o passageiro.
Fase 3: Transição suave e experiência sem falhas
Na última fase, a agência começa a funcionar plenamente no novo ambiente digital. Os viajantes continuam a receber os orçamentos, os vouchers e as confirmações sem se aperceberem de qualquer alteração na sua experiência, mas apercebem-se de um serviço mais ágil e coerente, fruto de uma gestão interna optimizada.
Graças à arquitetura modular da Toursys, a implementação do sistema pode ser desenvolvida gradualmente: começando com um único módulo – por exemplo, Reservas ou Itinerários – e incorporando outros ao longo do tempo. Este modelo garante estabilidade e permite que cada departamento adopte a tecnologia ao seu próprio ritmo, mantendo um serviço consistente e profissional ao passageiro.
Como a tecnologia melhora a experiência do viajante
A implementação de um sistema não facilita apenas o funcionamento interno: melhora diretamente a experiência do cliente. Com uma plataforma integrada, toda a informação sobre viagens – serviços, pagamentos, fornecedores, itinerários – é gerida em tempo real e de forma centralizada.
O passageiro percebe:
- Respostas imediatas: os agentes verificam a disponibilidade ou os preços instantaneamente.
- Comunicação clara: cada itinerário digital reflecte actualizações automáticas.
- Segurança e confiança: as confirmações chegam sem erros ou atrasos.
Assim, a implementação do sistema torna-se uma melhoria tangível do serviço, mesmo que o cliente não esteja consciente da mudança interna.
Melhores práticas para uma implementação bem sucedida do sistema
Uma transição tecnológica eficaz requer planeamento e um parceiro que entenda a indústria de viagens. Na Toursys, acompanhamos cada agência em todas as fases de implementação do sistema, assegurando um processo suave e ordenado, sem impacto na experiência do passageiro.
Definir o objetivo da mudança
Identifica os objectivos da sua agência: otimizar o tempo, centralizar a informação ou melhorar o serviço ao cliente. A nossa equipa traduz esses objectivos em configurações e fluxos de trabalho personalizados.
Envolve todas as áreas
A adoção é mais forte quando todos os departamentos estão envolvidos. A Toursys fornece formação e apoio para que cada utilizador possa implementar o sistema com confiança desde o início.
Implementa por fases
Recomendamos que avance gradualmente, começando com módulos chave – como Cotações ou Reservas – e adicionando outros mais tarde. Os nossos consultores acompanham o processo e ajustam os pormenores em tempo real.
Normalização dos processos e medição dos resultados
Enquanto a tua equipa incorpora as ferramentas, ajudamos a criar manuais e modelos. Depois, analisamos os prazos, o desempenho e a satisfação do cliente para promover a melhoria contínua.
Com esta abordagem, a tua agência avança em conjunto com a equipa da Toursys, combinando tecnologia e apoio humano para alcançar uma adoção perfeita que mantém a experiência do passageiro intacta e reforça a eficiência operacional.
Casos de adoção sem problemas: a tecnologia ao serviço da ordem
Agências em diferentes países já demonstraram que uma implementação gradual do sistema pode ser desenvolvida sem interromper o serviço ao viajante. Na Costa Rica, no Brasil ou no México, os operadores de incoming adoptaram o Toursys começando pela gestão de itinerários e alargando depois às reservas e operações, com apoio permanente e resultados visíveis em poucas semanas.
O segredo está na metodologia de acompanhamento e apoio humano: cada cliente avança ao seu próprio ritmo, com sessões guiadas, modelos prontos a usar e atenção personalizada durante todo o processo. Convidamos-te a conhecer o nosso sistema de reservas para agências de viagens.
Modernizar a tua agência sem alterar a experiência do passageiro
Uma implementação de sistema bem executada não é percebida: é sentida. O passageiro recebe uma comunicação mais profissional, processos simplificados e atenção personalizada em todas as fases da viagem.
Enquanto isso, a tua equipa trabalha com mais controlo, menos tarefas repetitivas e dados centralizados. A tecnologia torna-se um aliado invisível que eleva o nível do serviço e aumenta a produtividade da tua empresa, sem afetar a experiência do passageiro.
