Escolher um software para agências de viagens já não é um luxo, mas uma necessidade para competir num mercado onde a rapidez, a integração e a experiência do cliente são fundamentais.
Se trabalhas numa agência de viagens, num emissor, num operador turístico ou num DMC, sabes que a cotação, a reserva, a coordenação de fornecedores e a gestão de pagamentos podem tornar-se caóticas quando feitas com o Excel, o WhatsApp ou sistemas desconectados.
Um software moderno e completo – como o Toursys – permite automatizar processos, melhorar a eficiência e reduzir erros. Este guia irá ajudá-lo a identificar o que a sua empresa realmente precisa e fornece uma lista de verificação comparativa que pode utilizar antes de escolher uma plataforma.
Que tarefas diárias complicam a gestão de um operador turístico?
As agências de viagens e os DMC gerem vários processos críticos: tarifas, disponibilidade, fornecedores, itinerários, pagamentos, relatórios e comunicação com os clientes.
Quando estes processos não estão integrados, criam problemas graves que afectam o desempenho da empresa:
Estas são algumas das tarefas que muitas vezes complicam o teu dia a dia:
- Tarifas cobradas manualmente e sem controlo sazonal.
- Confirmações por correio ou WhatsApp sem rastreabilidade.
- Verificação manual da disponibilidade com risco de sobrevenda.
- Cotações em Word ou Excel offline a preços reais.
- Reservas duplicadas ou incoerentes entre documentos.
- Pagamentos e liquidações sem ligação a reservas.
- Itinerários pouco profissionais que afectam a imagem da marca.
Estes erros afectam a experiência do viajante, consomem tempo operacional e reduzem a rentabilidade.
Lista de verificação: como simplificar a tua operação com um software completo
Assinala as caixas de acordo com as tuas necessidades. A tabela está optimizada para comparar o teu funcionamento atual com o que um software de turismo profissional pode resolver.
| ✔️ | Tarefa / Problema atual | Risco ou dificuldade operacional | Como é que isso se resolve com um software completo como o Toursys |
| ☐ | Registar as reservas em folhas de cálculo | Duplicação de dados, perda de informação e erros de disponibilidade. | Módulo de reservas ligado a fornecedores e clientes; confirmações e actualizações automáticas. |
| ☐ | Confirmação dos serviços por correio ou WhatsApp | Falta de rastreabilidade e confusão entre equipas. | Fluxos de confirmação automatizados e alertas centralizados no sistema. |
| ☐ | Carregamento manual de tarifas e disponibilidade | Incoerências entre estações, risco de sobrevenda ou preços desactualizados. | Integrações com bancos de camas e fornecedores que actualizam os dados em tempo real. |
| ☐ | Criar citações a partir do zero | O processo é lento e suscetível de erros de cálculo ou de formatação. | Gerador de itinerários inteligente com modelos e preços actualizados. |
| ☐ | Acompanhamento de leads e clientes por correio | Informação dispersa, oportunidades perdidas. | CRM integrado: registo de interações, pipeline comercial e alertas automáticos. |
| ☐ | Controlo manual dos pagamentos e liquidações | Erros contabilísticos e falta de visibilidade das margens. | ERP financeiro com relatórios automáticos, controlo de margens e reconciliação de pagamentos. |
| ☐ | Envio manual de itinerários ou vales | Imagem pouco profissional e erros de formatação. | Entrega em linha de itinerários concebidos profissionalmente com acesso em tempo real ao cliente. |
| ☐ | Tradução ou conversão de preços | Atrasos nas cotações internacionais. | Funcionalidades automáticas multi-linguagem e multi-moeda. |
| ☐ | Comunicação fragmentada com a equipa | Duplicação de tarefas e falta de controlo. | Painel de operação centralizado, com funções, permissões e monitorização em tempo real. |
| ☐ | Falta de relatórios consolidados | Toma decisões sem dados e métricas fiáveis. | Relatórios automáticos de vendas, rentabilidade e desempenho. |
Como funciona a operação sem software integrado vs. com software moderno
Sem um sistema integrado, a operação processa-se de forma manual e dispersa. O pedido é anotado num documento, a cotação é montada em Excel ou Word, as tarifas são verificadas à mão e as confirmações dependem de e-mails isolados. Qualquer alteração obriga a refazer tudo: actualiza as folhas de cálculo, recalcula os preços, verifica a disponibilidade e volta a contactar os fornecedores. Os pagamentos não estão associados às reservas, o que provoca atrasos, erros e uma experiência pouco profissional para o cliente.
Com um software moderno como o Toursys, o fluxo é completamente simplificado. A reserva é criada no sistema, as tarifas e a disponibilidade são actualizadas automaticamente e as confirmações aos fornecedores são enviadas sem intervenção manual. O nosso construtor de itinerários de viagem ajusta-se em tempo real e o cliente vê as alterações instantaneamente. Os pagamentos, os pré-pagamentos e as margens são calculados automaticamente. O resultado: menos passos, menos erros e uma operação muito mais simplificada.
Como escolher o software certo para a tua agência, emissora ou DMC
Estas são as caraterísticas obrigatórias se quiseres competir:
1. Escalabilidade e personalização
Um software deve crescer contigo: utilizadores, módulos, línguas, mercados. A Toursys foi concebida para inbound, outbound e DMCs de qualquer dimensão.
2. integração real com os teus fornecedores
Ligações com bancos de camas, transportes, excursões, pagamentos e mercado B2B. A disponibilidade deve ser sempre real.
3. Centralização da atividade
Unifica as reservas, o CRM, as finanças, os serviços e os relatórios. Menos sistemas = menos erros.
4. Apoio e formação profissional
Implementações com apoio humano e sem custos escondidos. A Toursys destaca-se nesta área.
5. Multilingue e multimoeda
Fundamental se venderes para mercados internacionais.
6. Acede a partir de qualquer dispositivo
Sistema 100% em nuvem com acesso por computador e telemóvel.
7. Relatórios para decisões estratégicas
O software deve fornecer dados essenciais sobre vendas, margens, destinos e produtividade.
Porque é que a Toursys se destaca no mercado do turismo
O Toursys não é um software genérico. Foi concebido exclusivamente para agências de viagens, operadores de incoming, operadores de outbound, operadores turísticos e DMCs.
Posiciona-se como líder porque:
- É um sistema tudo-em-um: reservas, CRM, finanças, operações e mercado B2B.
- Utiliza a IA para acelerar as cotações, a criação de conteúdos e os itinerários.
- A sua interface é moderna, rápida e fácil de utilizar.
- Oferece integrações reais com fornecedores e sistemas externos.
- É multi-moeda, multi-idioma e escalável.
- Inclui apoio humano em direto, sem custos ocultos.
A Toursys melhora a eficiência, aumenta a rentabilidade e reduz a carga operacional da tua equipa.
Dá o próximo passo e transforma a tua agência
Se pretende centralizar a sua operação, automatizar processos e melhorar a experiência do cliente, agende uma chamada com a nossa equipa.
Mostraremos como a Toursys pode encaixar no seu fluxo atual e ajudá-lo a vender mais com menos esforço.
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