Quando uma agência ouve falar de “software livre”, é normalmente desencadeado um alerta automático: funcionalidades cortadas, utilização superficial, pressão para pagar ou ferramentas que apenas permitem “olhar” para o sistema sem compreender como funcionará na prática.
No entanto, atualmente existem versões de demonstração ou de teste que desempenham um papel diferente. Não se destinam a funcionar indefinidamente como um freemium, mas a permitir às empresas avaliar verdadeiramente um software profissional, testar os seus fluxos de trabalho e tomar uma decisão informada antes de o contratar.
Neste contexto, a questão fundamental não é se o software é gratuito ou pago, mas o que permite avaliar durante o período experimental.
Uma versão de demonstração bem concebida não deve ser superficial
Uma boa versão de teste não deve limitar-se a mostrar ecrãs e visitas guiadas. Deve permitir trabalhar com exemplos reais, simular cenários empresariais e compreender como as principais funções do sistema estão integradas.
Uma demonstração bem pensada permite, por exemplo, testar a forma como as cotações e os itinerários são criados num ambiente real, avaliar se o sistema se adapta à forma de trabalhar da agência, identificar possíveis fricções antes de investir tempo e dinheiro e resolver dúvidas com apoio humano durante o período experimental.
O erro não está em começar com uma versão de demonstração. O erro está em escolher uma que não te permite avaliar como o software realmente funciona.
Lista de verificação das funcionalidades mínimas de um software para agências de viagens
Antes de escolheres qualquer sistema – em versão demo, trial ou final – há um conjunto de funcionalidades que devem estar presentes. Não como “extras”, mas como base para avaliar se o software é realmente útil para uma agência de viagens, DMC ou operador turístico.
Gestão comercial e registo de clientes
Uma lista de contactos isolada não é suficiente. Um software de turismo deve permitir avaliar a forma como a informação comercial é registada e organizada dentro do sistema, evitando a dispersão de dados em emails ou folhas de cálculo externas. Se estiveres a pensar, por exemplo, num suporte de faturação ou num software administrativo para agências de viagens, durante uma demonstração, é fundamental conseguir perceber como é que o acompanhamento comercial será centralizado na versão contratada, mesmo que estejas a trabalhar com informação de teste ou cenários limitados.
Motor de cotação ágil e reutilizável
O coração do processo comercial. Uma versão de teste deve permitir que as cotações reais sejam simuladas, modificadas e reutilizadas. Se cada alteração significar refazer tudo ou sair do sistema, o software não está a cumprir a sua função principal, mesmo numa fase de avaliação.
Gestão clara dos serviços e das tarifas
Um bom software de turismo deve permitir-te compreender como é construído o preço final. Durante uma demonstração, é importante poder testar o carregamento de serviços e tarifas, compreender a sua lógica de aplicação e visualizar o seu impacto num orçamento, mesmo que a operação final não esteja totalmente configurada.
Percursos profissionais, não documentos improvisados
O itinerário faz parte do produto. Uma ferramenta mínima deve permitir a criação de itinerários estruturados por dia, com descrições claras e coerência narrativa. Não se trata apenas de informar, mas também de avaliar a forma como a proposta será apresentada ao cliente final.
Processo comercial ordenado e rastreável
Embora a versão de demonstração não inclua todas as transacções diárias, deve permitir-te compreender como é registada uma proposta: o que foi cotado, a quem e em que condições. Esta base é fundamental para que possas escalar sem perder o controlo quando o volume aumenta.
Sinais de aviso: quando o software “livre” fica aquém das expectativas
Nem todos os problemas aparecem no primeiro dia. Um sinal claro é quando as cotações ou itinerários não podem ser reutilizados e cada ajuste obriga a refazer o trabalho. É também um alerta quando a equipa precisa de manter controlos paralelos em Excel porque o sistema não é suficiente, ou quando cada alteração gera duplicação de informação e versões inconsistentes. Se não houver uma forma clara de ordenar clientes, serviços e preços dentro da ferramenta, corre-se o risco de perder rastreabilidade e margem sem perceber. Nesse momento, o gratuito deixa de ser uma vantagem e passa a gerar custos ocultos. Quando o sistema não cresce com a empresa e a obriga a mudar, o problema já não é o preço, mas a falta de escalabilidade.
Como é que a abordagem Toursys se enquadra nesta lista de verificação
Neste cenário, a Toursys adopta uma abordagem diferente. O Toursys Trial não é um freemium para uso indefinido ou uma conta destinada a carregar todas as informações da empresa. É uma versão demo controlada, muito semelhante à versão empresarial, disponível por um período limitado de tempo para avaliar o sistema em profundidade.
Durante o teste, agências, DMCs e operadores podem testar a criação de orçamentos e itinerários com lógica real, avaliar a gestão de serviços e fornecedores num ambiente de teste, analisar a usabilidade da interface e dos fluxos de trabalho e resolver dúvidas com apoio humano e formação incluídos.
O objetivo não é “usar de graça”, mas sim compreender a lógica de funcionamento do software antes de o contratar, num ambiente de teste independente da implementação produtiva.
O que está incluído na demonstração hoje e o que é incorporado à medida que crescemos
| Área | Inclui a versão de demonstração | Pode ser incorporado durante o crescimento (exemplos) |
| Clientes e gestão comercial | Avaliação do registo e da ordem de negociação (dependendo da configuração de demonstração) | Automações de rastreio, condutas passo a passo, lembretes, mapeamento automático, relatórios de conversão |
| Fornecedores, serviços e tarifas | Testes de carga e utilização de serviços e tarifas em cenários limitados | Integrações com bancos de camas e de actividades, regras sazonais avançadas, quotas, políticas comerciais |
| Citações | Pergunta estruturada para simular propostas reais | Vendas em linha automatizadas, pagamentos em linha, motores B2B/B2C, fluxos de trabalho comerciais avançados |
| Itinerários | Percursos profissionais, visuais e multilingues | Marca avançada, modelos personalizados, maior controlo do formato |
| Formação e apoio | Acompanhamento e apoio durante o teste | Formação e apoio alargado, acompanhamento contínuo pela equipa, planos de adoção |
| Relatórios e controlo de gestão | Acesso a vistas e relatórios para avaliar o controlo da empresa | Análise das margens, painéis de controlo avançados, indicadores por unidade ou equipa |
| Funcionamento | Avaliação dos fluxos comerciais (não totalmente operacional) | Módulos operacionais completos, logística, coordenação de serviços, MICE |
| Escalabilidade | Ambiente de avaliação modular | Ativação progressiva dos módulos em função do volume, dos mercados e da complexidade |
Uma versão de demonstração que te permite avaliar, não improvisar.
Uma boa versão trial não deve forçar uma decisão, mas sim ajudar a tomá-la com informação real. O Toursys Trial foi concebido para permitir às empresas avaliarem o sistema quase na sua totalidade, com a mesma lógica operacional que a versão contratada terá, embora num ambiente de teste separado, sem reter dados para a implementação.
Para as agências, os DMC e os operadores turísticos que procuram profissionalizar a sua gestão, uma demonstração bem planeada não é um limite: é uma vantagem estratégica começar com clareza e sem improvisações.
