Implementar software de turismo sem interromper a operação é um passo que muitas agências e operadores sabem que terão de dar mais cedo ou mais tarde. A questão é como o fazer de uma forma que fortaleça a operação, em vez de a perturbar ou criar fricção interna.
Antes de avaliar as ferramentas ou os fornecedores, é importante compreender o que está em jogo: como é que a forma como operamos comunica para o exterior, que tendências de consumo estão a transformar a indústria e que passos estão envolvidos numa implementação que realmente funcione. Este artigo ajuda a refletir sobre estes aspectos com dados, exemplos e um modelo de implementação claro.
O que o teu modo de funcionamento comunica para o exterior (e porque é importante)
A forma como operamos não afecta apenas a eficiência interna: é uma mensagem constante para clientes, fornecedores e alianças. Mesmo quando atualmente tudo é resolvido “atempadamente” com métodos manuais, este fluxo comunica sinais estruturais que têm impacto na confiança e na perceção de profissionalismo.
Imagina dois cenários quando recebes um orçamento:
- Uma agência que responde com várias versões, anexos dispersos e correcções manuais.
- Outra que apresente propostas coerentes, actualizadas e rastreáveis, com um historial claro de alterações.
O primeiro transmite incerteza, risco de erro e dependência de pessoas-chave; o segundo, segurança, previsibilidade e controlo. Em mercados de turismo cada vez mais competitivos e com decisões B2B complexas, estas percepções influenciam diretamente com quem voltas a trabalhar, que comissões aceitas e como negoceias termos ou condições.
Além disso, a incoerência operacional traduz-se frequentemente num aumento do atrito nas negociações com os fornecedores: alterações não sincronizadas, erros de disponibilidade ou versões desalinhadas das tarifas. Este desgaste tem um custo relacional e comercial real, mesmo que não apareça em nenhum balanço. Quando a informação começa a ser ordenada e centralizada, um dos primeiros efeitos é frequentemente uma interação mais fluida e menos esclarecimentos desnecessários no dia a dia.
Tendências de consumo e digitalização: factos que não podes ignorar
A transformação digital já não é uma ideia do futuro: é uma realidade estrutural no turismo mundial.
Algumas tendências claras confirmam-no:
- O mercado global de tecnologias de viagens – plataformas, motores de reserva e automatização – está a crescer de forma constante, a taxas anuais superiores a 8% nos principais segmentos.
- O mercado digital das viagens, que vai desde a pesquisa e as reservas até às ferramentas de gestão integrada, vale mais de 600 mil milhões de dólares e continua a expandir-se rapidamente.
- O sector das agências de viagens em linha, um dos motores desta transformação, já vale mais de 250 mil milhões de dólares e está a crescer a uma taxa de cerca de 8% ao ano.
- Mais de 60% das grandes empresas de turismo e hotelaria em mercados como os EUA e o Reino Unido já utilizam ferramentas de automatização ou de inteligência artificial para efetuar reservas, prestar serviços aos clientes e fazer marketing.
- A utilização de soluções digitais pelos viajantes, especialmente nas gerações mais jovens, está a alterar as expectativas de rapidez, personalização e consistência do serviço.
Estes dados não reflectem uma moda tecnológica, mas uma mudança profunda na forma como o turismo é consumido e gerido. À medida que o ecossistema se torna digital, as agências precisam de conceber operações internas mais ordenadas e coerentes, capazes de se adaptarem sem atritos a estes novos padrões.
Como implementar um software de turismo sem parar a operação: um modelo faseado
Uma implementação bem sucedida não é um acontecimento isolado, mas um processo que combina diagnóstico, adaptação e continuidade operacional. Segue-se um modelo pragmático com etapas claras.
1) Diagnóstico da operação
Antes de qualquer ferramenta, é essencial compreender como o trabalho é feito atualmente.
- Quais são os estrangulamentos recorrentes?
- Quais são as tarefas que consomem mais tempo sem fornecer valor estratégico?
- Que informação vive em silos (folhas de cálculo, e-mails, notas)?
- Que processos dependem da memória ou de uma pessoa específica?
Esse diagnóstico não busca a perfeição, mas uma leitura realista da operação. A partir daí, é possível priorizar quais processos precisam ser arrumados antes da automação, e começar a ver melhorias precoces sem interromper o ritmo de trabalho.
2) Definição dos critérios de valor
O software de turismo não é apenas tecnologia: é um meio de alinhar os processos com os resultados desejados.
É importante definir o valor que se espera da digitalização:
- Rastreabilidade das versões e cotações
- Sincronização da disponibilidade e das tarifas
- Reduz a fricção na comunicação com os fornecedores
- Melhoria dos tempos de resposta aos clientes e parceiros
Não se trata de enumerar funcionalidades, mas deidentificar a mudança concreta que se pretende na operação e como medi-la em relação à situação atual.
3) Configuração progressiva (implementação faseada)
Para implementar software de turismo sem parar a operação, é fundamental evitar mudanças maciças de um dia para o outro. A digitalização funciona melhor quando é introduzida gradualmente, acompanhando o ritmo real de trabalho.
Fase 1: arrumação dos elementos essenciais da operação
Na primeira fase, o sistema é utilizado para resolver as questões mais básicas do dia a dia: trabalhar com uma única versão de cada orçamento, centralizar as alterações e garantir que toda a equipa tem acesso à mesma informação. Não muda a forma como trabalhamos, mas reduz os erros, a confusão e o retrabalho.
Fase 2: Ligar processos atualmente separados
Uma vez resolvido o essencial, avança para evitar a duplicação de tarefas. Processos como fornecedores, tarifas ou reservas são ligados para reduzir os controlos manuais e melhorar a fluidez da operação, sem aumentar a complexidade da equipa.
Fase 3: Melhorar e consolidar a forma de trabalhar
Quando o sistema faz parte do trabalho diário, são efectuados ajustamentos e formações para uniformizar as tarefas e melhorar a coordenação interna. Nesta fase, a digitalização deixa de ser um projeto e é integrada naturalmente, sem abrandar a atividade.
4) Medição e feedback
Uma implementação sem falhas mantém a operação ativa, mas também requer a observação das mudanças na prática. Medir não significa avaliar o software, mascomparar o funcionamento da operação antes e depois da digitalização. Nesta fase, indicadores como o tempo que demora a gerar uma cotação, o número de correcções necessárias, a frequência de versões contraditórias ou a perceção interna de tarefas repetitivas permitem detetar melhorias reais e ajustar processos. A medição funciona como uma ferramenta de aprendizagem contínua que ajuda a consolidar hábitos mais ordenados e sustentáveis.
A importância do acompanhamento humano e da especificidade setorial
Nem todos os programas informáticos são iguais. Uma ferramenta concebida para o turismo incorpora lógicas, termos e fluxos específicos do sector que não estão presentes em soluções genéricas. Isto facilita uma implementação sem atritos e encurta a curva de adaptação.
O apoio humano também é fundamental. Ter apoio, formação e acompanhamento em cada etapa reduz o risco de a digitalização se basear em tentativas e erros. Neste sentido, plataformas como a Toursys exemplificam como o software turístico, com uma abordagem setorial e apoio durante a implementação, pode ajudar a organizar a operação e a avançar sem interrupções significativas.
Pensa antes de automatizar
Implementar um software de turismo sem parar a operação não é uma promessa vazia nem uma receita única. É o resultado de pensar estrategicamente a operação, diagnosticar quais mudanças são importantes, adaptar processos e acompanhar a equipe na transição.
Abordar este desafio a partir de uma compreensão do negócio – e não da urgência – permite que o progresso seja feito de forma sustentável, com menos fricção e com resultados que começam a ser vistos mesmo nas fases iniciais do processo.
