Adotar um novo sistema a meio da época alta pode parecer impossível. No entanto, com um plano de implementação bem concebido e o apoio correto do fornecedor, a sua agência pode começar a trabalhar com uma tecnologia mais eficiente sem interromper as vendas, as reservas ou o serviço ao cliente.
O segredo é avançar por etapas, dando prioridade aos módulos mais utilizados e contando com uma equipa técnica que te guie passo a passo.
Porque é que muitas agências têm medo de mudar de sistema
A mudança de software implica a integração de novos processos, a formação da equipa e a migração de informações sensíveis. É lógico que surjam questões como: poderei continuar a vender enquanto o software está a ser instalado? O que acontece se os dados se perderem? Quanto tempo levarei a adaptar-me?
Estes receios são comuns, mas na prática, uma implementação bem planeada não só evita perturbações, como melhora a eficiência operacional desde o primeiro dia. O desafio não está na mudança, mas na forma como a transição é gerida.
Chaves para uma implementação sem problemas
Para que a implementação de um software de operador turístico seja tranquila e sem problemas, é importante avançar de forma ordenada. O seguinte plano – baseado no modelo de implementação utilizado pela Toursys –mostra como a tua agência pode começar a funcionar com o novo sistema, continuando a servir os teus clientes normalmente.
| Estágio | Objetivo principal | O que é feito nesta fase | Exemplo prático de adoção rápida | Tempo estimado | Nível de dificuldade |
| 1. diagnóstico inicial e configuração básica | Analisa a estrutura da agência e define os módulos prioritários. | Carrega os dados de base (clientes, fornecedores, serviços e tarifas) e ajusta os parâmetros de utilização. | Em poucos dias, a agência pode emitir orçamentos e gerir reservas sem abrandar a operação. | 3 a 5 dias | É fácil |
| 2. Formação e testes internos | Familiarizar a equipa com a plataforma e o seu fluxo de trabalho. | A Toursys oferece formação em direto, tutoriais e suporte técnico permanente. | A equipa de vendas pratica com o módulo de cotação e testa com itinerários reais. | 1 semana | Meios de comunicação social |
| 3. Implementação gradual por módulos | Incorpora funções sem perturbar a rotina diária. | Começa com o módulo mais utilizado (por exemplo, Itinerários ou Reservas) e depois adiciona os outros. | Uma agência pode começar com o gerador de itinerários e adicionar o módulo de operações na semana seguinte. | 2 a 4 semanas | Meios de comunicação social |
| 4. Acompanhamento, apoio e otimização | Assegura a continuidade e optimiza a eficiência operacional. | A equipa da Toursys fornece monitorização contínua, apoio multilingue e ajustes imediatos. | Quaisquer melhorias ou correcções são implementadas sem interromper as vendas ou afetar o serviço ao cliente. | Permanente | É fácil |
Apoio e acompanhamento que fazem a diferença
A equipa da Toursys compreende que cada agência tem o seu próprio ritmo. Por isso, a implementação é adaptada à estrutura e recursos de cada cliente. Durante todo o processo, a equipa técnica realiza:
- Aconselhamento personalizado sobre a criação de regras comerciais, tarifas e políticas internas.
- Formação prática em todas as fases, para que todos os serviços trabalhem com confiança.
- Apoio técnico permanente, em várias línguas e sem custos adicionais.
Este acompanhamento próximo garante que a tua agência nunca pára: enquanto o sistema está a ser instalado, a equipa continua a fazer orçamentos, a vender e a servir os viajantes.
Garantia de segurança e continuidade dos dados
A transição para um novo sistema requer confiança. A Toursys protege a informação da tua agência com armazenamento na nuvem, acesso personalizado e cópias de segurança automáticas.
Os teus dados – clientes, reservas, tarifas ou relatórios – permanecem sempre seguros e disponíveis, mesmo durante a migração.
Além disso, a plataforma é multi-utilizador e acessível a partir de qualquer dispositivo com ligação à Internet, permitindo operações a partir de diferentes escritórios ou destinos sem interrupção.
Tecnologia que cresce contigo
O modelo modular e escalável da Toursys permite-te começar com uma função específica e depois integrar tudo: cotações, reservas, operações, contabilidade e CRM. Cada módulo é incorporado naturalmente no fluxo de trabalho,
Modernizar a tua agência pode ser fácil
A implementação de um novo software não tem de ser um salto no escuro. Com uma metodologia clara e um apoio contínuo, a sua agência pode evoluir sem abrandar a sua produtividade.
Começa com o básico, avança ao teu próprio ritmo e conta com um parceiro tecnológico para te acompanhar em cada passo do caminho.
Agende uma demonstração ou marque uma chamada e descubra como a Toursys pode ajudá-lo a digitalizar a sua operação sem perturbar as suas vendas.
