A implementação de um novo sistema de gestão, sobretudo quando tem impacto na faturação, é muitas vezes um dos momentos mais sensíveis na evolução de uma agência de viagens. Não se trata apenas de acrescentar tecnologia, mas também de alterar a forma como se organizam as cobranças, os pagamentos e a informação financeira, sem pôr em causa o funcionamento diário e a relação com clientes e fornecedores.
Para as agências outbound, inbound e DMC, implementar um sistema de faturação sem abrandar o funcionamento da sua agência significa encontrar um equilíbrio: avançar para um ambiente mais ordenado e profissional sem parar a atividade enquanto a mudança acontece. O verdadeiro desafio não é técnico, mas operacional e humano.
Este guia aborda esse ponto crítico e propõe uma abordagem realista: como preparar antecipadamente o novo sistema e executar uma mudança ordenada num ponto de corte definido, mantendo a operação ativa sem perder o controlo e a visibilidade.
Implementar um sistema de faturação sem abrandar a operação: o princípio que põe tudo em ordem
Implementar sem abrandar não significa fazê-lo automaticamente. Significa não perturbar a operação, não perder a rastreabilidade financeira e não obrigar a equipa a trabalhar às cegas durante a transição.
Um dos erros mais comuns é pensar na implementação como uma mudança improvisada, quando, na verdade, requer uma preparação prévia cuidadosa que respeite os prazos reais da atividade. As agências que conseguem implementar um sistema de faturação sem abrandar a operação dão prioridade à continuidade: mantêm a sua atividade diária enquanto o novo sistema é preparado e validado antecipadamente e definem um ponto de corte em que a faturação deixa de ser emitida num ambiente e passa para o outro, sem sobreposição.
O verdadeiro ponto de partida antes de implementar um sistema de faturação
A maioria das agências chega a este processo a partir de dois cenários comuns. Algumas operam com o Excel, uma ferramenta flexível e familiar, mas frágil quando o volume aumenta. Outras utilizam sistemas genéricos de faturação ou de contabilidade que resolvem o essencial, mas não têm em conta a lógica do turismo.
O problema não é o ponto de partida, mas a forma como se gere o momento da mudança. Na faturação, não é possível operar em paralelo com dois sistemas fiscais activos: as chaves criptográficas exigem a definição de um ponto de corte claro.
A implementação de um sistema de faturação sem abrandar as operações da agência implica uma preparação prévia do novo ambiente, a validação dos processos e dos dados e a definição de um momento específico em que a faturação deixa de ser emitida num sistema e passa para o outro, sem sobreposições nem improvisações.
As melhores práticas para implementar um sistema de faturação sem abrandar a operação
Nem todas as agências implementam um sistema de faturação da mesma forma, mas as que o fazem sem abrandar a operação seguem geralmente uma lógica clara: preparar tudo antes da mudança e executar a transferência numa altura definida.
Durante a fase preliminar, o novo sistema é configurado sem intervir na faturação ativa. Os dados estruturais do negócio – clientes, fornecedores, serviços e regras operacionais – são carregados e os fluxos são validados para garantir o seu correto funcionamento. Esta preparação permite que o sistema esteja pronto antes de entrar em produção.
Depois, a transição ocorre num momento definido: deixa de faturar no sistema antigo e começa a faturar no novo. A partir daí, a faturação continua num único ambiente, sem duplicação nem riscos operacionais. Desta forma, a operação não é abrandada, mas a faturação mantém a coerência jurídica e técnica de que necessita.
Em termos de escalabilidade dos módulos, muitas agências começam a utilizar o sistema apenas para novos orçamentos e reservas. Desta forma, a equipa familiariza-se com o fluxo operacional sem afetar as operações em curso ou migrar informações históricas complexas.
A faturação é incorporada numa fase posterior, quando o circuito operacional já está dominado. Desta forma, os movimentos financeiros reflectem as operações reais e a margem de erro devido à falta de contexto é reduzida.
Por último, a formação baseada em funções e com prazos definidos facilita a adoção. As vendas, as operações e a gestão aprendem o que precisam, quando precisam, evitando sobrecarregar a equipa desde o início.
Esta abordagem faseada reduz os riscos e torna a implementação uma transição natural e não uma perturbação.
Porque é que nem todos os sistemas permitem a implementação sem abrandar o funcionamento
Não é qualquer sistema que serve para implementar um sistema de faturação sem abrandar o funcionamento da tua agência. Muitos programas são concebidos para sectores com vendas imediatas e processos lineares, o que é raro no turismo.
É comum encontrar sistemas que exigem a faturação no momento da venda, quando na realidade existem serviços futuros e pagamentos em momentos diferentes. Outros não distinguem entre cobranças de clientes e pagamentos ou pré-pagamentos a fornecedores, misturando receitas com custos e distorcendo o fluxo de caixa. Há ainda ferramentas que não contemplam taxas de serviço ou que funcionam numa única moeda, obrigando a controlos manuais.
Quando o sistema não se adapta à realidade empresarial, a agência acaba por se adaptar ao sistema: acrescenta folhas de cálculo paralelas, validações externas e processos duplicados. Em vez de facilitar a transição, a implementação torna-se um obstáculo.
O que muda quando o volume de negócios acompanha a operação turística
Quando a faturação é suportada pela operação real, a ordem aparece quase imediatamente. As reservas geram movimentos financeiros consistentes, os recebimentos e pagamentos são associados a serviços específicos e os relatórios reflectem o que está a acontecer e não uma reconstrução a posteriori.
Esta mudança não só poupa tempo. Permite responder a questões essenciais com dados reais: o que foi cobrado, o que está pendente, o que é devido e qual a margem restante em cada transação. Para uma agência em crescimento, essa visibilidade é uma vantagem silenciosa mas decisiva.
O papel do acompanhamento na implementação de um sistema de faturação sem abrandar o funcionamento
Para além do software escolhido, há um fator determinante: o apoio. Implementar sem atrasos requer alguém que entenda o funcionamento turístico e saiba em que ordem ativar cada parte do sistema.
Na Toursys, a implementação é concebida como um processo guiado. A plataforma dispõe de um módulo básico de contabilidade que organiza a informação interna, um módulo de contas a receber e a pagar adaptado à lógica do turismo e um módulo de faturação que trabalha sobre a informação das reservas.
Nos países onde existe faturação eletrónica, este módulo permite integrar e resolver nativamente a emissão de faturação eletrónica. Noutros contextos, a força reside na organização e centralização da informação operacional e financeira, mantendo a coerência entre vendas, cobranças e gestão, sem abrandar as operações.
Implementar hoje tendo em mente a agência em crescimento
A implementação de um sistema de faturação sem abrandar o funcionamento da sua agência não é uma promessa de marketing, mas sim o resultado da escolha de uma tecnologia concebida para o turismo e de um método de implementação realista.
Nesta fase de reflexão, a questão fundamental não é saber qual o sistema que tem mais funcionalidades, mas qual o que melhor compreende a sua empresa, o seu ritmo operacional e o seu contexto. Dedicar tempo para se informar hoje é o que lhe permite implementar com confiança amanhã.
