Adopter un nouveau système en pleine saison peut sembler impossible. Cependant, grâce à un plan de mise en œuvre bien conçu et au soutien adéquat du fournisseur, votre agence peut commencer à travailler avec une technologie plus efficace sans interrompre les ventes, les réservations ou le service à la clientèle.
Le secret est d’avancer par étapes, en donnant la priorité aux modules les plus utilisés et en s’appuyant sur une équipe technique pour vous guider pas à pas.
Pourquoi de nombreuses agences ont peur de changer de système
Changer de logiciel implique l’intégration de nouveaux processus, la formation de l’équipe et la migration d’informations sensibles. Il est logique que des questions se posent : pourrai-je continuer à vendre pendant l’installation ? Que se passera-t-il en cas de perte de données ? Combien de temps me faudra-t-il pour m’adapter ?
Ces craintes sont courantes, mais dans la pratique, une mise en œuvre bien planifiée permet non seulement d’éviter les perturbations, mais aussi d’améliorer l’efficacité opérationnelle dès le premier jour. Le défi ne réside pas dans le changement, mais dans la manière de gérer la transition.
Les clés d’une mise en œuvre harmonieuse
Pour que la mise en œuvre d’un logiciel pour voyagistes se fasse en douceur, il est important de procéder de manière ordonnée. Le plan suivant, basé sur le modèle de mise en œuvre utilisé par Toursys,montre comment votre agence peut commencer à fonctionner avec le nouveau système tout en continuant à servir vos clients comme d’habitude.
| Stade | Objectif principal | Ce qui est fait au cours de cette phase | Exemple pratique d’adoption rapide | Durée estimée | Niveau de difficulté |
| 1. diagnostic initial et configuration de base | Analyser la structure de l’agence et définir les modules prioritaires. | Les données de base (clients, fournisseurs, services et tarifs) sont chargées et les paramètres d’utilisation sont ajustés. | En quelques jours, l’agence peut émettre des devis et gérer les réservations sans ralentir les opérations. | 3 à 5 jours | Facile |
| 2. Formation et tests internes | Familiariser l’équipe avec la plateforme et son flux de travail. | Toursys propose des formations en direct, des tutoriels et une assistance technique permanente. | L’équipe de vente s’entraîne avec le module de devis et fait des tests avec des itinéraires réels. | 1 semaine | Les médias |
| 3. Mise en œuvre progressive par modules | Incorporez des fonctions sans perturber la routine quotidienne. | Commencez par le module le plus utilisé (par exemple, Itinéraires ou Réservations), puis ajoutez les autres. | Une agence peut commencer par le générateur d’itinéraires et ajouter le module d’exploitation la semaine suivante. | 2 à 4 semaines | Les médias |
| 4. Suivi, soutien et optimisation | Assurer la continuité et optimiser l’efficacité opérationnelle. | L’équipe de Toursys assure un suivi permanent, une assistance multilingue et des ajustements à la volée. | Toute amélioration ou correction est mise en œuvre sans interrompre les ventes ni affecter le service à la clientèle. | Permanent | Facile |
Un soutien et un accompagnement qui font la différence
L’équipe de Toursys comprend que chaque agence a son propre rythme. C’est pourquoi la mise en œuvre est adaptée à la structure et aux ressources de chaque client. Tout au long du processus, l’équipe technique effectue :
- Conseils personnalisés sur la mise en place de règles commerciales, de tarifs et de politiques internes.
- Une formation pratique à chaque étape, pour que tous les services travaillent en toute confiance.
- Une assistance technique permanente, en plusieurs langues et sans frais supplémentaires.
Cet accompagnement étroit permet à votre agence de ne jamais s’arrêter : pendant que le système est mis en place, l’équipe continue à établir des devis, à vendre et à servir les voyageurs.
Sécurité et continuité des données garanties
La transition vers un nouveau système nécessite de la confiance. Toursys protège les informations de votre agence grâce au stockage dans le nuage, à l’accès personnalisé et aux sauvegardes automatiques.
Vos données – clients, réservations, tarifs ou rapports – restent sécurisées et disponibles à tout moment, même pendant la migration.
En outre, la plateforme est multi-utilisateurs et accessible à partir de n’importe quel appareil doté d’une connexion internet, ce qui permet d’effectuer des opérations à partir de différents bureaux ou destinations sans interruption.
Une technologie qui évolue avec vous
Le modèle modulaire et évolutif de Toursys vous permet de commencer par une fonction spécifique, puis de tout intégrer : devis, réservations, opérations, comptabilité et CRM. Chaque module est incorporé naturellement dans le flux de travail,
Moderniser votre agence peut être facile
La mise en œuvre d’un nouveau logiciel ne doit pas être un saut dans l’inconnu. Avec une méthodologie claire et un soutien continu, votre agence peut évoluer sans ralentir sa productivité.
Commencez par les bases, avancez à votre rythme et comptez sur un partenaire technologique pour vous accompagner à chaque étape.
Planifiez une démonstration ou appelez-nous pour découvrir comment Toursys peut vous aider à numériser vos opérations sans perturber vos ventes.
