Lorsqu’une agence entend parler de « logiciel libre », une alerte automatique est généralement déclenchée : fonctions de coupure, utilisation superficielle, pression pour payer, ou outils qui vous permettent seulement de « regarder » le système sans comprendre comment il fonctionnera dans la pratique.
Cependant, il existe aujourd’hui des versions de démonstration ou d’essai qui jouent un rôle différent. Elles ne sont pas destinées à fonctionner indéfiniment comme un freemium, mais à permettre aux entreprises d’évaluer véritablement un logiciel professionnel, de tester ses flux de travail et de prendre une décision éclairée avant de l’engager.
Dans ce contexte, la question clé n’est pas de savoir si le logiciel est gratuit ou payant, mais ce qu’il permet d’évaluer pendant la période d’essai.
Une version de démonstration bien conçue ne doit pas être superficielle
Une bonne version de test ne doit pas se contenter de montrer des écrans et des visites guidées. Elle doit permettre de travailler avec des exemples réels, de simuler des scénarios d’entreprise et de comprendre comment les fonctions clés du système sont intégrées.
Une démonstration bien conçue permet, par exemple, de tester la façon dont les devis et les itinéraires sont créés dans un environnement réel, d’évaluer si le système s’adapte à la façon de travailler de l’agence, d’identifier les frictions éventuelles avant d’investir du temps et de l’argent, et de résoudre les doutes grâce à une assistance humaine pendant la période d’essai.
L’erreur n’est pas de commencer par une version de démonstration. L’erreur est de choisir une version qui ne vous permet pas d’évaluer le fonctionnement réel du logiciel.
Liste de contrôle des fonctionnalités minimales d’un logiciel pour agences de voyage
Avant de choisir un système, qu’il s’agisse d’une version de démonstration, d’une version d’essai ou d’une version finale, vous devez disposer d’un ensemble de fonctionnalités. Il ne s’agit pas de « suppléments », mais d’une base permettant d’évaluer si le logiciel est réellement utile pour une agence de voyages, un DMC ou un tour-opérateur.
Gestion commerciale et enregistrement des clients
Une liste de contacts isolée ne suffit pas. Un logiciel de tourisme doit permettre d’évaluer la manière dont les informations commerciales sont enregistrées et organisées dans le système, en évitant la dispersion des données dans des courriers électroniques ou des feuilles de calcul externes. Si vous envisagez par exemple un support de facturation ou un logiciel administratif pour les agences de voyage, il est essentiel, lors d’une démonstration, de pouvoir comprendre comment le suivi commercial sera centralisé dans la version contractuelle, même si vous travaillez avec des informations de test ou des scénarios limités.
Moteur de devis agile et réutilisable
Le cœur du processus commercial. Une version test doit permettre de simuler, de modifier et de réutiliser des devis réels. Si chaque changement implique de tout refaire ou de quitter le système, le logiciel ne remplit pas sa fonction première, même à un stade d’évaluation.
Gestion claire des services et des tarifs
Un bon logiciel de tourisme doit vous permettre de comprendre comment le prix final est construit. Lors d’une démonstration, il est important de pouvoir tester le chargement des services et des tarifs, de comprendre leur logique d’application et de visualiser leur impact sur un devis, même si l’opération finale n’est pas entièrement configurée.
Des parcours professionnels, pas des documents improvisés
L’itinéraire fait partie du produit. Un outil minimum devrait permettre de créer des itinéraires structurés par jour, avec des descriptions claires et une cohérence narrative. Il ne s’agit pas seulement d’informer, mais aussi d’évaluer comment la proposition sera présentée au client final.
Processus d’entreprise ordonné et traçable
Bien que la version de démonstration ne comprenne pas toutes les transactions quotidiennes, elle devrait vous permettre de comprendre comment une proposition est enregistrée : ce qui a été coté, à qui et dans quelles conditions. Cette base est essentielle pour évoluer sans perdre le contrôle lorsque le volume augmente.
Signes avant-coureurs : quand le logiciel « libre » n’est pas à la hauteur
Tous les problèmes n’apparaissent pas le premier jour. Un signe évident est que les devis ou les itinéraires ne peuvent pas être réutilisés et que chaque ajustement oblige à refaire le travail. C’est également un signal d’alerte lorsque l’équipe doit effectuer des contrôles parallèles dans Excel parce que le système n’est pas suffisant, ou lorsque chaque modification entraîne une duplication des informations et des versions incohérentes. S’il n’y a pas de façon claire d’ordonner les clients, les services et les prix dans l’outil, le risque est de perdre la traçabilité et la marge sans s’en rendre compte. La gratuité cesse alors d’être un avantage et commence à générer des coûts cachés. Lorsque le système n’évolue pas avec l’entreprise et l’oblige à changer, le problème n’est plus le prix, mais le manque d’évolutivité.
Comment l’approche de Toursys s’inscrit-elle dans cette liste de contrôle ?
Dans ce cas, Toursys adopte une approche différente. La version d’évaluation de Toursys n’est pas un freemium pour une utilisation indéfinie, ni un compte conçu pour télécharger toutes les informations de l’entreprise. Il s’agit d’une version de démonstration contrôlée, très similaire à la version entreprise, disponible pour une période limitée afin d’évaluer le système en profondeur.
Pendant l’essai, les agences, les DMC et les opérateurs peuvent tester la création de devis et d’itinéraires avec une logique réelle, évaluer la gestion des services et des fournisseurs dans un environnement de test, analyser la convivialité de l’interface et des flux de travail et résoudre les doutes grâce à l’assistance humaine et à la formation incluses.
L’objectif n’est pas d' »utiliser gratuitement », mais de comprendre la logique de fonctionnement du logiciel avant de le contracter, dans un environnement de test indépendant de la mise en œuvre productive.
Ce que la démo comprend aujourd’hui et ce qu’elle incorpore au fur et à mesure de son développement
| Zone | Comprend une version de démonstration | Peut être incorporé lors de la croissance (exemples) |
| Clients et gestion commerciale | Évaluation de l’enregistrement et de l’ordre commercial (en fonction de la configuration de la démo) | Automatismes de suivi, pipelines étape par étape, rappels, cartographie automatique, rapports de conversion. |
| Fournisseurs, services et tarifs | Tests de charge et d’utilisation des services et des tarifs dans des scénarios limités | Intégrations avec les banques de lits et d’activités, règles saisonnières avancées, quotas, politiques commerciales |
| Citations | Un questionnaire structuré pour simuler des propositions réelles | Ventes en ligne automatisées, paiements en ligne, moteurs B2B/B2C, flux de travail avancés pour les entreprises |
| Itinéraires | Des parcours professionnels, visuels et multilingues | Marque avancée, modèles personnalisés, plus grand contrôle des formats |
| Formation et soutien | Accompagnement et soutien pendant le test | Formation et soutien prolongé, accompagnement continu par l’équipe, plans d’adoption |
| Rapports et contrôle de gestion | Accès à des vues et à des rapports permettant d’évaluer le contrôle de l’activité | Analyse des marges, tableaux de bord avancés, indicateurs par unité ou par équipe |
| Fonctionnement | Évaluation des flux commerciaux (pas totalement opérationnel) | Modules opérationnels complets, logistique, coordination des services, MICE |
| Évolutivité | Environnement d’évaluation modulaire | Activation progressive des modules en fonction du volume, des marchés et de la complexité |
Une version de démonstration qui vous permet d’évaluer et non d’improviser.
Une bonne version d’essai ne doit pas forcer une décision, mais aider à la prendre à partir d’informations réelles. Toursys Trial est conçu pour permettre aux entreprises d’évaluer le système dans sa quasi-totalité, avec la même logique opérationnelle que celle de la version contractuelle, mais dans un environnement de test séparé, sans conserver les données pour la mise en œuvre.
Pour les agences, les DMC et les voyagistes qui cherchent à professionnaliser leur gestion, une démo bien planifiée n’est pas une limite : c’est un avantage stratégique de commencer avec clarté et sans improvisation.
