Un logiciel de facturation pour agences de voyages ne peut pas fonctionner avec la m\u00eame logique qu\u2019un commerce traditionnel. C\u2019est l\u00e0 le premier malentendu qui conduit souvent une agence \u00e0 faire le mauvais choix : elle pense avoir besoin d\u2019un syst\u00e8me qui \u00e9met des justificatifs, alors qu\u2019elle a en r\u00e9alit\u00e9 besoin d\u2019un syst\u00e8me qui comprenne comment l\u2019argent est g\u00e9n\u00e9r\u00e9 dans cette industrie. <\/p>\n\n
Dans un commerce ordinaire, la vente et la facture surviennent presque en m\u00eame temps. Dans une agence de voyages, des semaines ou des mois peuvent s\u2019\u00e9couler entre ces deux moments. Un client confirme un forfait en janvier pour voyager en juillet. Il verse un acompte, puis une deuxi\u00e8me mensualit\u00e9, et ce n\u2019est qu\u2019\u00e0 la fin que la facture compl\u00e8te est \u00e9mise. Entre-temps, l\u2019agence paie \u00e9galement un ou plusieurs fournisseurs, \u00e0 des dates qui ne co\u00efncident pas avec les encaissements du client. Un programme con\u00e7u pour le commerce de d\u00e9tail ne pr\u00e9voit pas ce d\u00e9calage car il n\u2019a pas \u00e9t\u00e9 con\u00e7u pour composer avec lui. <\/p>\n\n
Cet article passe en revue les caract\u00e9ristiques qui permettent \u00e0 un logiciel de facturation de r\u00e9ellement fonctionner pour une agence de voyages, en suivant la logique de la g\u00e9n\u00e9ration r\u00e9elle d\u2019une facture dans ce secteur.<\/p>\n\n
La racine du probl\u00e8me n\u2019est pas comptable. Elle est op\u00e9rationnelle. Un logiciel g\u00e9n\u00e9rique facture \u00e0 partir d\u2019une vente ponctuelle : produit, prix, client, termin\u00e9. Un logiciel de facturation con\u00e7u pour le tourisme doit partir d\u2019une autre unit\u00e9 : la r\u00e9servation. Tout ce qui se passe ensuite (encaissements partiels, paiements aux fournisseurs, commissions, ajustements) d\u00e9coule de cette r\u00e9servation et doit pouvoir \u00eatre trac\u00e9 jusqu\u2019\u00e0 elle. <\/p>\n\n
Que se passe-t-il lorsque cette connexion n\u2019existe pas ? L\u2019\u00e9quipe administrative finit par reconstruire manuellement un historique que le syst\u00e8me aurait d\u00fb enregistrer seul. Et cette reconstruction manuelle est, dans la plupart des cas, l\u2019origine r\u00e9elle des erreurs de facturation que l\u2019on attribue \u00ab au syst\u00e8me \u00bb. <\/p>\n\n
Un logiciel comptable qui comprend cette logique du tourisme<\/a> part de ce postulat diff\u00e9rent d\u00e8s sa conception, et non comme un ajustement ult\u00e9rieur.<\/p>\n\n Un forfait pour le P\u00e9rou peut inclure des vols avec une compagnie a\u00e9rienne, l\u2019h\u00e9bergement avec un prestataire local, les transferts avec un autre et une excursion avec un quatri\u00e8me. Chacun facture diff\u00e9remment, encaisse \u00e0 des moments diff\u00e9rents et, dans certains cas, applique une commission diff\u00e9rente sur le m\u00eame service. <\/p>\n\n Si le logiciel de facturation ne peut pas ventiler ces informations par fournisseur au sein d\u2019une m\u00eame r\u00e9servation, un membre de l\u2019\u00e9quipe finit par reporter ces chiffres dans un tableur parall\u00e8le. Et un tableur parall\u00e8le est, presque toujours, le premier sympt\u00f4me que le syst\u00e8me principal a atteint ses limites. <\/p>\n\n Cela devient plus \u00e9vident pour les agences r\u00e9ceptives et les voyagistes grossistes, o\u00f9 une seule vente peut impliquer une demi-douzaine de fournisseurs diff\u00e9rents, chacun ayant son propre sch\u00e9ma de paiement. La caract\u00e9ristique cl\u00e9 ici n\u2019est pas le nombre de fournisseurs que le syst\u00e8me supporte dans l\u2019absolu. C\u2019est de savoir s\u2019il peut afficher, r\u00e9servation par r\u00e9servation, qui a encaiss\u00e9 quoi, combien est d\u00fb \u00e0 chaque fournisseur et quelle part a d\u00e9j\u00e0 \u00e9t\u00e9 factur\u00e9e au client final. Sans cette tra\u00e7abilit\u00e9 par fournisseur, la marge r\u00e9elle de chaque vente reste cach\u00e9e jusqu\u2019\u00e0 ce que quelqu\u2019un la calcule \u00e0 la main \u00e0 la cl\u00f4ture du mois. <\/p>\n\nCe qu\u2019une r\u00e9servation avec plusieurs fournisseurs exige d\u2019un logiciel de facturation<\/strong><\/h2>\n\n