Imaginez que vous \u00eates responsable des voyages d\u2019une entreprise de taille moyenne. Vous devez organiser douze d\u00e9placements ce mois-ci pour diff\u00e9rentes \u00e9quipes, avec des budgets diff\u00e9rents, des validations de deux responsables et une cl\u00f4ture comptable qui ne tol\u00e8re aucune facture manquante. Vous confiez tout \u00e0 votre agence de confiance. <\/p>\n\n
L\u2019agence travaille bien. Elle conna\u00eet vos destinations habituelles, dispose de bons fournisseurs et la relation est excellente. Mais \u00e0 la fin du mois, reconstituer la d\u00e9pense r\u00e9elle de chaque service vous prend deux jours. Trois factures ne correspondent pas au devis. Et le rapport que vous envoyez \u00e0 la finance, c\u2019est vous qui l\u2019avez pr\u00e9par\u00e9, pas eux. <\/p>\n\n
Le probl\u00e8me, est-ce l\u2019agence ? Pas exactement. Le probl\u00e8me, c\u2019est que l\u2019agence fonctionne selon une logique con\u00e7ue pour un autre type de client. <\/p>\n\n
Une agence de voyages traditionnelle construit son activit\u00e9 autour du voyage. Elle \u00e9tablit un devis, r\u00e9serve, op\u00e8re, facture. Ce cycle fonctionne tr\u00e8s bien lorsque le client est un voyageur \u2014 ou m\u00eame un groupe \u2014 dont le processus se termine quand le voyage se termine. <\/p>\n\n
Le client corporate \u00e9volue dans un autre cycle. Son processus ne se termine pas avec le voyage : il se termine avec le rapprochement. Avec le rapport de d\u00e9penses valid\u00e9 par la finance. Avec l\u2019audit interne qui v\u00e9rifie que chaque service respectait la politique. Et avec le renouvellement du contrat, qui d\u00e9pend du fait que tout ce qui pr\u00e9c\u00e8de se soit d\u00e9roul\u00e9 sans friction. <\/p>\n\n
Une agence qui sert ce client avec la m\u00eame architecture que celle utilis\u00e9e pour le voyageur loisirs n\u2019\u00e9choue pas dans l\u2019ex\u00e9cution. Elle \u00e9choue dans le mod\u00e8le. Le d\u00e9calage ne se voit pas dans les premi\u00e8res semaines \u2014 il peut ne pas se voir pendant des mois. Il appara\u00eet quand les volumes augmentent, quand le client demande pour la premi\u00e8re fois un rapport consolid\u00e9, ou lorsqu\u2019il y a un changement de date sur trois r\u00e9servations simultan\u00e9es et que l\u2019\u00e9quipe met des heures \u00e0 le r\u00e9percuter. <\/p>\n\n
Pour comprendre d\u00e8s le d\u00e9part quelle structure op\u00e9rationnelle ce type de client requiert, l\u2019article sur ce qu\u2019est un syst\u00e8me de gestion des voyages d\u2019affaires<\/a> d\u00e9veloppe cette base en d\u00e9tail.<\/p>\n\n Le d\u00e9calage entre une agence traditionnelle et un syst\u00e8me de gestion corporate ne se produit pas en un seul point. Il se produit tout au long du cycle op\u00e9rationnel. Le voir ainsi \u2014 comme un processus continu, et non comme des moments isol\u00e9s \u2014 permet de comprendre pourquoi le probl\u00e8me ne se r\u00e9sout ni avec plus d\u2019\u00e9quipe ni avec plus d\u2019efforts. <\/p>\n\n Au moment de la demande.<\/strong> Dans une agence traditionnelle, la demande arrive par e-mail ou par t\u00e9l\u00e9phone, est enregistr\u00e9e manuellement et reste dans la bo\u00eete de r\u00e9ception de l\u2019agent. Dans un syst\u00e8me corporate, la demande entre avec les param\u00e8tres du voyageur d\u00e9j\u00e0 identifi\u00e9s \u2014 destination, dates, type de service \u2014 et, d\u00e8s ce premier instant, elle est rattach\u00e9e au compte correspondant. L\u2019op\u00e9ration d\u00e9marre avec du contexte, pas avec des questions. <\/p>\n\n Au moment du devis.<\/strong> Lorsque le voyage implique des \u00e9v\u00e9nements, des r\u00e9unions ou des groupes \u2014 le territoire du segment MICE \u2014 la complexit\u00e9 du devis change d\u2019\u00e9chelle. Ce n\u2019est pas une r\u00e9servation ponctuelle : c\u2019est une proposition avec plusieurs services encha\u00een\u00e9s, chacun avec son propre co\u00fbt et son prix de vente. Une agence sans syst\u00e8me sp\u00e9cialis\u00e9 construit cette proposition \u00e0 la main, en croisant des tarifs de diff\u00e9rentes sources et en mettant en forme le document s\u00e9par\u00e9ment. Un syst\u00e8me dot\u00e9 d\u2019un module MICE chiffre ce type d\u2019op\u00e9ration de mani\u00e8re sp\u00e9cifique, avec un contr\u00f4le pr\u00e9cis des co\u00fbts et des prix de vente par service, et g\u00e9n\u00e8re des propositions que le client peut \u00e9valuer et approuver clairement. <\/p>\n\n Au niveau des op\u00e9rations.<\/strong> Une fois la proposition approuv\u00e9e, la coordination commence. C\u2019est ici que l\u2019agenda op\u00e9rationnel devient indispensable : le document qui traduit les services chiffr\u00e9s en un plan d\u2019ex\u00e9cution concret, avec ce qui se passe, quand, et ce dont chaque partie a besoin pour l\u2019ex\u00e9cuter. Dans une agence sans syst\u00e8me, cet agenda est cr\u00e9\u00e9 dans un fichier s\u00e9par\u00e9, d\u00e9connect\u00e9 du devis initial. Lorsqu\u2019il y a des changements \u2014 et il y en a toujours \u2014 mettre \u00e0 jour l\u2019un ne met pas \u00e0 jour l\u2019autre. Dans un syst\u00e8me int\u00e9gr\u00e9, le devis et l\u2019agenda op\u00e9rationnel s\u2019alimentent \u00e0 la m\u00eame source. L\u2019\u00e9quipe travaille avec une seule version de la r\u00e9alit\u00e9. <\/p>\n\n Au moment de la cl\u00f4ture.<\/strong> Le client corporate a besoin d\u2019un rapport de d\u00e9penses par service, par projet ou par p\u00e9riode. Une agence sans syst\u00e8me le construit \u00e0 la main, en croisant diff\u00e9rentes sources. Une agence avec syst\u00e8me le g\u00e9n\u00e8re \u00e0 partir des donn\u00e9es d\u00e9j\u00e0 enregistr\u00e9es. La diff\u00e9rence de temps est importante. La diff\u00e9rence de fiabilit\u00e9 l\u2019est encore davantage. <\/p>\n\n Lorsqu\u2019une entreprise \u00e9value \u00e0 quelle agence confier son programme de voyages, certains crit\u00e8res apparaissent dans la discussion \u2014 prix, catalogue, exp\u00e9rience sur la destination \u2014 et d\u2019autres ne sont pas mentionn\u00e9s, mais p\u00e8sent autant, voire plus, dans la d\u00e9cision.<\/p>\n\n Les propositions pour les \u00e9v\u00e9nements et les groupes arrivent-elles clairement d\u00e9taill\u00e9es, avec chaque service et son co\u00fbt identifi\u00e9s ? L\u2019agence peut-elle coordonner un \u00e9v\u00e9nement avec plusieurs prestataires \u2014 h\u00f4tels, transport, activit\u00e9s \u2014 depuis un m\u00eame environnement sans perdre le fil entre les \u00e9quipes ? Ses rapports refl\u00e8tent-ils l\u2019op\u00e9ration r\u00e9elle ou sont-ils des reconstitutions approximatives ? <\/p>\n\n Ces questions, ce n\u2019est pas le coordinateur voyages qui les pose. C\u2019est le directeur financier qui examine le contrat avant de le signer. Et la diff\u00e9rence entre une agence capable de r\u00e9pondre avec des donn\u00e9es et une agence qui r\u00e9pond avec de la bonne volont\u00e9 d\u00e9termine souvent qui conserve le compte l\u2019ann\u00e9e suivante. <\/p>\n\n Une agence soutenue par une plateforme int\u00e9gr\u00e9e peut aller plus loin : se connecter aux fournisseurs via des bedbanks, traiter les paiements avec des passerelles int\u00e9gr\u00e9es et g\u00e9rer le CRM de chaque compte corporate depuis le m\u00eame environnement o\u00f9 elle op\u00e8re le devis et l\u2019agenda. Ce n\u2019est pas un \u00ab plus \u00bb technologique. C\u2019est ce qui fait de l\u2019agence une partie de l\u2019op\u00e9ration du client, et non un prestataire externe de plus. <\/p>\n\nLe cycle du voyage d\u2019affaires : l\u00e0 o\u00f9 les deux mod\u00e8les divergent<\/strong><\/h3>\n\n
Ce que le client corporate \u00e9value et dit rarement \u00e0 voix haute<\/strong><\/h2>\n\n